Gestar Deck

De Wiki

Contenido

Manual de Deck


Tablero de Comando


El Tablero de Comando fue diseñado en la década de los 90 y es hoy para la administración una de las herramientas fundamentales del Gerenciamiento moderno. Un Tablero de Comando analiza la empresa desde distintas perspectivas prestando atención a indicadores Financieros y No financieros, y vinculando la estrategia de Corto Plazo con la de Largo Plazo.
Ejemplos de perspectivas validas pueden ser:

 

  • Perspectiva Financiera
  • Perspectiva del Cliente
  • Perspectiva de los Procesos Internos
  • Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

 

Gestar Deck proporciona una vista de sus datos empresariales en un Tablero de Comando o Cuadro de Mando. Estos datos se pueden obtener de varias fuentes de datos que maneje la organización, incluyendo sistemas de terceros.


Con Gestar Deck se obtiene un depósito de información centralizado que le permite realizar pronósticos y tomar decisiones con mayor soporte de información.
En función de la visión y de la estrategia planteada por la organización, Deck permite definir objetivos globales, y llevar un seguimiento sobre los indicadores y planes de acción que se desarrollan en cada una de las áreas. La herramienta permite unificar los criterios del negocio y tener una visualización macro de toda la organización.

Gestar Deck es una herramienta para los directores, gerentes generales, gerentes de área, asesores y personal de mandos medios que necesitan de información consolidada, ordenada y en relación a los objetivos planteados, para alinear a los mismos con la estrategia de la organización. Es una solución que le permite controlar y administrar los indicadores claves de su negocio.

Arriba

 

Características Generales

Se adapta a sus procesos de negocio y formas de trabajo

Información segura
Se definen políticas de seguridad por usuarios o grupos de usuarios sobre los distintos tableros y sobre cada uno de los indicadores definidos en los mismos.

Mapas consolidados para gestión
De acuerdo al modelo de indicadores planteado, se asocian diferentes diagramas o mapas estratégicos en forma dinámica para que se visualice gráficamente la información.

Análisis de Tendencia
Para explotar la información que muestra cada indicador, se grafican los comportamientos históricos de los mismos, analizando la tendencia o bien comparando los indicadores por períodos determinados.

Integrado con estandares
Podrá obtener múltiples vistas de la información de su negocio o área a través de distintos reportes y con la posibilidad de exportarlo en formatos Excel, Adobe Pdf, y otros.

Arriba


 

Requerimientos de Hardware y Software

Gestar Deck necesita para instalarse la plataforma de Gestar Doors versión 5.0.191 o superior.
Consulte en la información de la plataforma los requerimientos para el Servidor y para los equipos clientes.

Adicionalmente a estos requerimientos Gestar Deck necesita que se instale en el servidor el componente OWC 10, que puede descargarse de la pagina de Micrososft

Arriba

 

Organización de la información


El Tablero de Comando de Gestar (Gestar Deck) organiza la información en tres niveles:

  1. Perspectivas: se definen a nivel estratégico, cada perspectiva tiene asociado y conjunto de Objetivos.
  2. Objetivos: Se definen a un nivel táctico, y son aquellos objetivos que la organización desea cumplir, dentro de una perspectiva. Cada objetivo tiene asociado un conjunto de indicadores.
  3. Indicadores: son cuantificadores que permiten medir algún aspecto de un objetivo en particular.

Para una mejor comprensión presentamos algunos ejemplos, aplicados a empresas de diferentes rubros


Ejemplo de Mediciones de una Entidad Financiera - Banco:

  1. Perspectiva: Clientes
  2. Objetivo: Incrementar Cartera de Clientes
  3. Indicadores:
          a. Índice Retención Clientes Ctas. Ctes.
          b. Índice Retención Clientes Plazos Fijos
          c. Cantidad de Plazos Fijos
          d. Cantidad de Ctas. Ctes.
          e. Cantidad de Ctas. Sueldos


Ejemplo de Mediciones de una Empresa Industrial:

1. Perspectiva: Operarios
2. Objetivo: Controlar Antigüedad de Planta
3. Indicadores:
      a. Antigüedad Promedio Operario.
      b. Edad Promedio Operario


Ejemplo de Mediciones de Retail:

1. Perspectiva: Stock
2. Objetivo: Optimizar Stock
3. Indicadores:
      a. Volumen Promedio Stock
      b. Stock Máximo
      c. Stock Mínimo
      d. Volumen Descarte por Caducidad
      e. Rango Stock (Máximo)
      f. Rango Stock (Mínimo)


Para visualizar la información Gestar Deck presenta diferentes Vistas Arriba

 

Workflow de Trabajo

  1. Instalación (requisitos)
  2. Crear el Tablero
  3. Crear Perspectivas y Objetivos de Control
  4. Crear Indicadores
  5. Asociar mapa estratégico
  6. Analizar Tendencias
  7. Ver Mediciones

Instalación

Requerimientos Previos

Antes de implementar Gestar Deck hay que realizar la siguiente comprobación de que se cumplen los requisitos de Hardware y Software de la plataforma.
Requerimientos de Hardware y Software

Instalación
La instalación se puede realizar de dos maneras distintas:

  1. Es mi primera aplicación Gestar. Para este caso se incluye con los instaladores una DB con Deck preinstalada (Doors + Gestar Deck).
    Sólo se debe instalar esa BD a nuestro servidor SQL.
  2. Ya utilizo alguna aplicación Gestar  (CRM, ITIL, Auditorias, Etc). Debemos anexar la aplicación Deck a nuestra base existente de Gestar,
    Se debe correr el instalador indicando cual es nuestra base de Gestar, instancia y usuario.
    La segunda opción de instalación es cuando ya tenemos doors y contamos con otra aplicaciones instalada. Debemos anexar Gestar Deck a la instancia.

 

En el caso 1)  primero debe instalar la plataforma Gestar, siguiendo los pasos de instalación indicados. Restaure la base de datos provista en la instalación de Gestar Deck.
Configure el archivo de configuración Doors.ini,  cambiando la MasterConnection hacia esta base de datos. Luego continue el instructivo paso a paso desde el punto 5.

Paso a Paso:

  1. Realice un backup de sus datos antes de instalar
    - De la base de datos de Gestar
    - Realice un backup de la carpeta "[Path de instalación]\Gestar\web"
  2. Instale Gestar Deck.
    Ejecute el instalador "Install Gestar Deck 01.xx.xxx - R.bat".
    El instalador le solicitara la cadena de conexión y datos para loguearse en la instancia de Gestar.
    La cadena de conexión puede tomarse del Doors.ini. El usuario que se ingrese deberá tener permisos de administración en la Instancia que se desea actualizar.
  3. Cree los grupos de Usuario por defecto.
    Ejecute el instalador "Run CloneGroup.bat".
    El instalador le solicitara la cadena de conexión y datos para loguearse en la instancia de Gestar.
    La cadena de conexión puede tomarse del Doors.ini. El usuario que se ingrese deberá tener permisos de administración en la Instancia que se desea actualizar.
  4. Configure los permisos sobre carpetas para los grupos por defecto.
    Ejecute el instalador "Run Import.bat".
    El instalador le solicitara la cadena de conexión y datos para loguearse en la instancia de Gestar.
    La cadena de conexión puede tomarse del Doors.ini. El usuario que se ingrese deberá tener permisos de administración en la Instancia que se desea actualizar.
    Además solicitará que confirme el id de carpeta raíz. Si usted no realizó ninguna modificación sobre el instalador, deberá quedar el valor 1001.
  5. Agregue los "asp" correspondientes a la aplicación Gestar Deck.
    Descomprima el archivo "web.zip" seleccionando como destino la carpeta: "[Path de instalación]\Gestar\web". 
  6.  Luego de la instalación, deberá reiniciar los componentes COM de Gestar
    (Gestar Component), para actualizar cierta información que se encuentra en el cache.
  7. Instale el Office Web Componet 10 en el servidor (OWA10.exe). Se incluyen en la carpeta
    "\Componentes adicionales" la versión en español/inglés para Windows 2000/XP/2003. Puede bajarse desde la página de Microsoft ®.
    Una vez finalizada la instalación, deberá aparecer dentro de Carpetas Públicas en Gestar la aplicación Deck Metrics, para asignar permisos a usuarios para dicha aplicación deberá hacerlos parte de alguno de los siguientes grupos:
    • Administrador de Deck
    • Supervisor de Deck
    • Operador de Deck

Volver a Workflow de Trabajo

Arriba


Creación del Tablero

Si usted esta instalando un tablero particular de una aplicación o ha solicitado una implementación a medida no son necesarios los siguientes pasos.

Si deseamos crear un nuevo tablero debemos hacer lo siguiente:

  1.  Nos posicionamos sobre el tablero por defecto que trae la aplicación
  2.  Vamos a “Carpetas” -> Copiar
  3.  Aparecerá la siguiente pantalla (a la derecha)
  4.  Elegimos el nombre que deseamos que tenga el nuevo tablero, luego nos posicionamos sobre la carpeta “Tableros”, tildamos sólo las opciones “Vistas” y “Subcarpetas” y hacemos clic en “Copiar”.
  5.  El nuevo tablero estará creado


Image:TC CrearTablero.jpg


Volver a Workflow de Trabajo

Arriba

 

Creación de Perspectivas y Objetivos de Control

Dentro de la carpeta “Administración -> Perspectivas y Objetivos” se encuentran almacenados las Perspectivas y Objetivos disponibles para todos los tableros creados, no existe una relación de correspondencia entre Objetivos y Perspectivas, siendo flexible Gestar Deck a utilizar el mismo objetivo en varias perspectivas, con la posibilidad de crear Objetivos y Perspectivas propias de cada empresa sin forzar la utilización de las propuestas que ya trae la herramienta por defecto.
1. Vamos a la carpeta Administración -> Perspectivas y Objetivos


Image:TC CrearPerspectObjetivos1.jpg


2. Luego hacemos clic en “Documentos -> Nuevo”
3. Se visualizará la siguiente pantalla, donde seleccionamos qué deseamos crear, una nueva perspectiva o un nuevo objetivo y el nombre del mismo, el orden no es requerido ya que por defecto será 1.


645x192px


Volver a Workflow de Trabajo

Arriba

 

Creación de Indicadores

Para crear un nuevo indicador, debemos posicionarnos sobre el tablero, la primera vez estará vacío.
1. Posicionarnos en “Tableros -> Mi Tablero”

Image:TC CrearIndicador1.jpg


2. Luego hacemos clic en “Documentos -> Nuevo” desplegándose la siguiente pantalla
 

Image:TC CrearIndicador2.jpg


Se abre en la ficha Detalle para cargar los datos del nuevo indicador.

Se completan los datos solicitados del indicador, y hacemos clic en “Guardar” cuando hayamos finalizado. Se hace el mismo procedimiento para todos los indicadores que deseamos crear en el tablero.

Ficha Historial: muestra los cambios de los indicadores por orden cronológico. Ver Punto Analizar Tendencia.

Ficha Alertas: permite enviar notificaciones a diferentes usuarios. Ver Punto Analizar Tendencia.

Ficha Configuración: permite configurar los valores del indicador. Ver Punto Analizar Tendencia.

Volver a Workflow de Trabajo

Arriba


 

Mapas Estratégicos


Los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización, y proveen un lenguaje para describir la estrategia, antes de elegir las métricas para evaluar su desempeño.
Con esta herramienta se permite la administración por objetivos y la gestión de indicadores de desempeño, como así también se automatiza el seguimiento de dichos indicadores.
Seleccionar de la carpeta "Administración" dentro del árbol, la carpeta Mapas Estratégicos, en donde se podrán observar los diferentes documentos existentes organizados por vistas

Asociar un Mapa Estratégico

Gestar Deck provee de un Mapa Estratégico Básico en blanco para que se pueda adaptar a las Perspectivas, Objetivos e Indicadores cargados.
1. Seleccionar la carpeta "Tableros" dentro del árbol, para agregar el mapa estratégico básico a un tablero determinado.
2. Seleccionar la opción "Información del Tablero" del menú "Documentos" para agregar el mapa estratégico por defecto:
407x191px

Aparecerá la siguiente pantalla

Image:TC MapaEstrategico2.jpg


Tildar el Mapa Estratégico Básico haciendo un clic de mouse dentro de la casilla de selección del mismo.

Presionar el botón "Guardar" para grabar el nuevo documento o si desea cancelar la operación presionar el botón "Cancelar".
 


Arriba



Ver el mapa estratégico


Seleccionamos "Mapas Estratégicos" del menú Documentos:

Image:TC MapaEstrategico3.jpg

Se visualizarán las mediciones ordenadas por perspectivas y objetivos, y el estado de esa medición con color.



Ejemplo 1: Mapa Estratégico Básico

Image:TC MapaEstrategico4.jpg


Ejemplo 2: Mapa Estratégico de Gobierno IT

Al ingresar se visualiza lo siguiente:

Image:TC MapaEstrategico5.jpg

Al seleccionar una perspectiva, se muestran todos los objetivos planteados

Image:TC MapaEstrategico6.jpg


Hacer doble clic sobre cada objetivo para visualizar todos los indicadores declarados para el mismo, se verá como muestra la siguiente pantalla


Image:TC MapaEstrategico7.jpg

Presentando un entorno grafico – visual el Mapa Estratégico del Tablero de Comando permite analizar el estado de cada uno de los indicadores, y en consecuencia el análisis de avance del objetivo que miden esos indicadores.

Al hacer doble clic sobre alguno de los indicadores, aparece una ventana que nos permite trabajar directamente con ese indicador en particular. Consulte Analizar Tendencias

Si quiere consultar el Tablero de Comando de Gobierno IT presione Aquí

Volver a Workflow de Trabajo

Arriba

 

Analizar Tendencias


Como se mencionó en Mapa Estratégico, al hacer doble clic sobre un indicador, se abre una ventana “Indicadores” en la cual tenemos toda la información referida a ese indicador.


Ficha Historial:

Listado: vemos todos los cambios y variaciones del indicador en orden cronológico

Image:TC AnalizarTendencia1.jpg


Gráfico: vemos todos los cambios y variaciones del indicador en un gráfico de líneas.


Image:TC AnalizarTendencia2.jpg


Arriba

 

Ficha Alertas:

nos permite enviar notificaciones a diferentes usuarios según corresponda.

Image:TC AnalizarTendencia3.jpg

Arriba




Ficha Configuración:

aquí podemos configurar los valores del indicador, unidades de medida, tipo de cumplimiento, ponderación, frecuencia de medición, etc.


Image:TC AnalizarTendencia4.jpg


Arriba



Ficha Detalle:

esta ventana nos brinda la información del indicador: sobre qué perspectiva y objetivo se está trabajando, su nivel, el responsable, y alguna descripción que se quiera agregar. También figura si el indicador fue anulado y que usuario lo anuló.

Image:TC AnalizarTendencia5.jpg

  Arriba




Mail Rápido:

en cualquier momento del proceso, se puede enviar un mail a algún integrante del proyecto (usuario) y para ello se presiona el botón “Mail Rápido”

Image:TC AnalizarTendencia6.jpg

 

Volver a Workflow de Trabajo

Arriba




Mediciones


Seleccionar del tablero creado la carpeta "Mediciones" para observar las diferentes mediciones existentes organizadas por indicadores, cómo se indica en la siguiente imagen de pantalla:

Image:TC Mediciones1.jpg



Para ver las mediciones de un indicador en particular, se debe presionar en el signo mas (+) y se verá de la siguiente manera:

Image:TC Mediciones2.jpg

Arriba




Visualizar los resultados de una medición:


Haciendo doble clic sobre alguna medición, se abre una ventana donde veremos los detalles de la misma, en la ficha “Resultados de la medición”

Image:TC Mediciones3.jpg



Si hacemos clic en la ficha “Otros” podemos ver la fecha y hora de la medición como así también el responsable:

Image:TC Mediciones4.jpg

Arriba

 

Eliminar una Medición:


1. Marcarla haciendo un clic de mouse dentro de la casilla de selección del mismo
2. Seleccionar la opción "Eliminar" del menú "Documentos":

Image:TC Mediciones5.jpg



Agregar una nueva Medición en forma manual:


1. Seleccionar la opción "Nuevo" del menú "Documentos":

Image:TC Mediciones6.jpg



2. Completar la información requerida necesaria del nuevo documento en la solapa de "Resultados de la Medición":

Image:TC Mediciones7.jpg


Seleccionar el Indicador, en el campo Valor Medición ingresar su medición, seleccionar la Fecha del Período e ingresar el Nombre del Período.


Al seleccionar el indicador se visualizan los datos del mismo en los campos de Valor Objetivo, Valor de Banda Roja, Valor de Banda Verde y Tipo de Cumplimiento.
Presionar el botón "Guardar" para grabar el nuevo documento o si desea cancelar la operación presionar el botón "Cancelar".

Volver a Workflow de Trabajo

Arriba



Vistas de Gestar Deck

La forma en que Gestar Deck permite visualizar la información contenida en el Tablero de Comando para su análisis, es a través de las diferentes Vistas

Arriba

Herramientas personales
Crear un libro