Categoría:Gestar DMS

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Gestar DMS

Gestar DMS (Administración de Documentos) es una completa Solución desarrollada para la Gestión de todo tipo de documentación, por ejemplo:

  • Relacionada con Normas de Calidad (CMMI, ISO, ITIL, etc)
  • Contenidos WEB.
  • Fuentes de programación.

 

Gestar DMS es una potente herramienta en el manejo del versionado y publicación de documentos, através de las Suscripciones o el Explorador de Categorías. 

 

Características Generales

  • Acceso eficiente a la información, la cual se obtiene através de la Indexación, Información estructurada, Versionado de documentos.
  • Almacenamiento de la información de manera segura, centralizada, con seguridad de usuarios y control de acceso.
  • Procesos Optimizados, tiene definidos Ciclo de vida documento, Circuito de Aprobacioens y de Distribución de los documentos.
  • Cumplimiento de normas, leyes y procedimientos, lo que se obtiene através del Versionado, Rastreabilidad e Integridad de los documentos.
  • Hipervínculos de descarga de última Versión de Documento.
  • Opciones de impresión en el explorador de categorías y en el buscador avanzado
  • Buscador de documentos ágil y sencillo
  • Integración con Base de Conocimiento de Gestar 


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Requerimientos de Hardware y Software

Gestar DMS necesita para instalarse la plataforma de Gestar Doors versión 5.0.163 o superior.

 

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Workflow de Trabajo

Instalación

Requerimientos Previos

Antes de implementar Gestar DMS hay que realizar la siguiente comprobación de que se cumplen los requisitos de Hardware y Software de la plataforma.

 

Debe tener:

  • Instalado Doors 5.0.163 o superior.
  • Instalado Internet Explorer 6 o superior.
  • Tener un usuario de Gestar que tenga privilegios de administrador.
  • Contar con los Drivers para conectarse a la base de datos.
  • Para realizar el backup de la base y actualizar los ASP se deberá contar con los privilegios necesarios en el servidor de Base de datos y en el equipo donde esta Gestar.


Paso a Paso

El siguiente es un instructivo guiado paso a paso para la correcta instalación del módulo Gestar DMS.


  1. Realizar un back-up de la base de datos sobre la que se va a impactar el despliegue y de la carpeta web de Gestar perteneciente a la misma instancia.
  2. Ejecutar el instalador adjunto (“dms2.0.1.bat”) y completar toda la información que el mismo solicite (tener en cuenta que el usuario con el que se debe logear debe tener privilegios de administrador sobre la instancia en cuestión).
  3. Una vez finalizado exitosamente este paso se debe colocar/reemplazar el contenido de la carpeta “web” (adjunto al paquete de instalación) dentro de la carpeta web de la instancia de Gestar donde se esta realizando la instalación.
  4. Registrar el “library.wsc” contenido dentro de la carpeta “web/dms/”.
  5. Reiniciar los componentes COM+ de Gestar.
  6. Modificar el parámetro “fld_id” pasado al asp “kbDocuments.asp” en el vínculo del folder “search” (“/dms_root/search”). Para hacerlo posicionarse sobre la carpeta del buscador, hacer click en “carpetas” y “propiedades”, y en la solapa “Tipo de carpeta” tenemos el campo que debemos modificar (“vínculo”) como se especifica al principio de este punto.
  7. Crear un indice de texto a la tabla de documentos DMS, esto se hace para que funcione el buscador. Nota: el buscador va a traer los resultados buscando dentro de los elementos incluidos en el indice. Ver: http://www.gestar.com/kb/kbview.asp?fld=5172&doc=3519020
  8. Crear un indice (de igual manera que en el punto anterior) para la tabla “SYS_ATTACHMENTS”. Ver:http://www.gestar.com/kb/kbview.asp?fld=5172&doc=3519020


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Configuración inicial 

Una vez instalada la aplicación, el usuario Administrador debe agregar a los ya existentes, los nuevos grupos de usuarios y asignarles los permisos correspondientes, debe crear los perfiles de documentos, crear las carpetas de documentos, generar las categorías para formar el árbol de categorías.

 

Los Grupos de Usuarios que se generan automáticamente al instalar la aplicación:

Lectores: Pueden ver solo las últimas versiones publicadas de los documentos.
Editores/Autores: Pueden editar documentos y enviarlos a publicar.
Coordinadores: Pueden cambiar los roles de los usuarios, forzar o cancelar publicaciones, liberar documentos desprotegidos, etc.
Aprobadores: Participan en el circuito de aprobación del documento. Estos usuarios pueden ver la versión del documento que deben aprobar.

 

Los Perfiles de documentos deben ser definidos por el usuario Administrador.
• Los perfiles de documentos son un conjunto de atributos que se asocian al documento, y que después pueden usarse en búsquedas, agrupación y filtrado.
• El perfil puede definir que determinados atributos sean requeridos.
• Los atributos pueden ser listas de selección (combos) con valores predeterminados.
• Cada carpeta define una lista de perfiles posibles. Luego, cuando los documentos son creados, los autores deben elegir alguno de estos perfiles y completar los atributos asociados.

 

Las Carpetas de Documentos deben ser definidas por el usuario Administrador. La carpeta Documentos se genera al instalarse la aplicación.

Una vez que el usuario genera una nueva Carpeta de Documentos, debe:
• Asociar a Perfiles al crear una nueva
• Definir circuitos de publicación

 

El Workflow de publicación debe ser configurado por el usuario Administrador, para lo cual debe:

• Definir un circuito de aprobación para los documentos que van a ser publicados

• Configurar a nivel de cada carpeta
• Definir la Aprobación en serie (un aprobador después de otro), en paralelo, con voto único o voto unánime o mixta (combinaciones de las anteriores)

• Definir la Acciones parametrizables al pasar de un estado a otro.
 

El Árbol de Categorias se va formando con las Categorías que deben ser generados por el usuario Administrador. Dicho árbol será la estructura donde se ubicaran los documentos.


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Manual de Usuario: Lector

Gestar DMS (Administración de Documentos) permite realizar diversas funciones de gestión sobre documentos. Cuenta con un árbol de categorías, en la parte central los documentos que pertenecen a la categoría seleccionada en el árbol y un buscador de documentos.

 

Gestar DMS brinda las siguientes funcionalidades: 

  • Árbol de Categorías
  • Suscripciones
  • Suscripción a Categorías
  • Suscripción a Documentos
  • Imprimir 
  • Buscador de documentos


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A continuación vamos a detallar cada una de las funciones:


Árbol de Categorías

Muestra todas las categorías existentes en la aplicación. Cada vez que se seleccione alguna categoría de dicho árbol, en la parte central de la pantalla, se podrá visualizar los documentos que pertenecen a la misma.


Image:DMS Lector 33.jpg



Al presionar sobre algunos de los documentos de la categoría, permite descargar el archivo, dando la posibilidad de abrirlo o guardarlo, abriendo la pantalla de diálogo.


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Image:DMS Lector 35.jpg más información: esta función se visualiza por cada uno de los documentos de la categoría seleccionada. Al seleccionarla se muestra información general del documento, su perfil y su historial de versiones.


Solapa General:
En esta solapa se visualiza la información general del documento, como nombre, autor, versión, fecha de la versión, tamaño y categorías.


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Opción Descargar, nos permite descargar el documento seleccionado.

Opción Copiar Enlace, nos permite copiar un enlace a dicho documento.



Solapa Perfil del documento:
En esta solapa se debe seleccionar el perfil que se le indicará al documento que se esta registrando.
 

Image:DMS Lector 37.jpg


Solapa Historial de Versiones:

En esta solapa se muestra el listado de versiones que se generaron del documento seleccionado. Da la posibilidad de abrir el documento presionando sobre la versión que se desee visualizar.

 

Image:DMS Lector 38.jpg


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Suscripciones

Mostrará una vista con las suscripciones existentes.

 

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Suscripción a Categorías

Se deberá previamente seleccionar el documento antes de seleccionar esta opción ya que permite la suscripción a la categoría del documento seleccionado.


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Suscripción a Documentos

Se deberá previamente seleccionar el documento antes de seleccionar esta opción ya que permite la suscripción del documento seleccionado.


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Imprimir

Permite imprimir el listado de documentos que se encuentra actualmente en la parte central.


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Buscador de documentos

Se encuentra en la parte superior derecha donde se muestra una caja de texto donde se deberá ingresar el texto a buscar, el resultado se mostrara en forma de grilla en la parte inferior.


Image:DMS Lector 32.jpg


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Manual para el Usuario: Autor

Gestar DMS (Administración de Documentos) permite realizar diversas funciones de gestión sobre documentos. Cuenta con vistas de documentos, con filtros y un árbol de carpetas para facilitar el trabajo al usuario, dispone un buscador de documentos, etc.


Gestar DMSbrinda las siguientes funcionalidades: 

  • Árbol de Carpetas
  • Creación de Nuevas Carpetas
  • Creación, Edición y Eliminación de Documentos
  • Suscripción a Documento y Carpetas
  • Descarga de Documento
  • Perfil de Carpeta
  • WorkFlow de Documenos
  • Buscador
  • Listado de Documentos con diversos Filtros



A continuación vamos a detallar cada una de las funciones:

Al ingresar a la aplicación, con el usuario con el perfil de Autor, la aplicación, nos presentará la siguiente pantalla.


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En la sección izquierda de la pantalla, se visualizan las vistas de documentos con diferentes filtros y documentos ordenados por carpetas.


Listado de Documentos con diversos Filtros:
Image:DMS Autor 03.jpg


 

Visualización de documentos y carpetas


En la parte central de la pantalla, se visualizan los documentos y las carpetas que son el resultado de la vista seleccionada.


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En la grilla de visualización de documentos y carpetas, existen funciones para cada uno de ellos. Estas funciones dependen si es una carpeta o si es un documento y se encuentran en la misma fila del documento o carpeta seleccionada.



Buscador

Se encuentra en la parte superior derecha donde se deberá ingresar el texto a buscar, el resultado se mostrara en forma de grilla en la parte inferior. 


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Eliminación

Al seleccionar la opción Eliminar, la aplicación abre una ventana de diálogo, el confirmando la eliminación de la carpeta o el documento según lo que el usuario haya seleccionado.


Eliminación de Carpetas: Se podrá eliminar de a una carpeta por vez, el cuadro de diálogo es el siguiente:


Image:DMS Autor 16.jpg

 


Eliminación de documentos: Se podrá realizar el borrado de uno o varios documentos a la vez, el cuadro de diálogo es el siguiente:


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Documentos

Para los documentos se nos presentan las siguientes funciones a realizar:


Edición de Documento

Image:DMS Autor 05.jpg Editar documento: permite modificar el registro de publicación del documento que se ha seleccionado, abriendo la siguiente pantalla.


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Descarga de Documento

Image:DMS Autor 07.jpg Download: permite descargar el archivo, dando la posibilidad de abrirlo o guardarlo, abriendo la pantalla de diálogo.


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Suscripción a Documento

Image:DMS Autor 08.jpg Suscribir documento: permite al usuario suscribirse al documento, para recibir notificaciones cuando son publicadas nuevas versiones de los documentos.

 


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Nuevo Documento

Al seleccionar la opción Nuevo Documento, la aplicación abre una nueva ventana, que permite a creación de un nuevo documento en línea y/o subir documentos externos.


Image:DMS Autor 14.jpg


Se presentan dos opciones: Documento externo o Edición en Línea 


Documento externo:  La aplicación nos muestra una pantalla donde debemos seleccionar el documento a través de la opción Examinar e ingresar un comentario. Una vez seleccionado el documento, presionamos la opción Subir.

Image:DMS AutorDoc 02.jpg


En la solapa General, al subir el archivo, se muestra el nombre, autor, versión borrador , fecha de modificación y tamaño del archivo.El estado, versión, fecha y tamaño de la ultima versión y el link, se mostrarán cuando el registro cambie de estado.



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En la solapa Perfil, se debe seleccionar el tipo de perfil, según el documento ingresado.



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En la solapa Categorías, se debe seleccionar el lugar de publicación del documento.


Image:DMS AutorDoc 05.jpg



Esto se define, presionando el botón de la derecha Image:DMS AutorDoc 06.jpg, el cual muestra la siguiente pantalla, donde se permite seleccionar la ruta de publicación.


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En la solapa Historial, se puede descargar versiones anteriores del documento.
Image:DMS AutorDoc 10.jpg


Edición en Línea: Al seleccionar Editar documento, se muestra la siguiente pantalla para editar el documento y al finalizar y guardar el documento ingresa al workflow de publicación definido.

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Image:DMS AutorDoc 12.jpg


Nuevo documento desde la carpeta Documentos
Puede crear nuevos documentos en la biblioteca posicionándose en la carpeta donde desea crearlos y seleccionando la opción Nuevo del menú Documentos en el panel derecho.


Image:DMS AutorDoc 14.jpg

Se presentan las dos opciones de creación de documentos: Documento externo o Edición en línea.



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Estados y acciones de los documentos

Image:DMS AutorDoc 18.jpg


Los autores crean documentos, los protegen y luego los publican. Si la carpeta donde están trabajando tiene definido un workflow de publicación, el documento comienza a ser revisado por los aprobadores. Cuando el último aprobador del circuito aprueba el documento este pasa a estar publicado. Cuando un aprobador rechaza un documento este vuelve inmediatamente al estado protegido y se notifica al autor el rechazo. Los documentos publicados pueden desprotegerse para modificarlos y luego publicar estas modificaciones.
Existen acciones que son exclusivas de los coordinadores de la carpeta y que no aparecen en el gráfico:
• Cancelar publicación: Un coordinador puede entrar a un documento que esta pendiente de publicación y cancelar la publicación del mismo sin necesidad de estar en el circuito de aprobación.
• Publicar sin aprobar: Un coordinador puede entrar a un documento protegido y publicarlo inmediatamente, saltándose el circuito de aprobación.
• Dar de baja: pueden dar de baja a un documento para eliminarlo del circuito de aprobación y de la publicación.
• Dar de Alta: cuando un documento esta en estado Dado de Baja, se puede dar de Alta nuevamente para ingresarlo al circuito de aprobación y de publicación.
Existe también un botón con el rótulo Proteger y Publicar. Esto no indica una acción distinta a las enumeradas, sino que se ejecutan las dos acciones mencionadas en un solo paso.


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Versionado

La versión del documento se constituye de dos dígitos, el primero indica el número de versión publicada y el segundo indica la cantidad de protecciones realizadas desde la última publicación (borrador de versión)
• 0.1 -> Primera versión protegida
• 1.0 -> Primera versión publicada
• 2.5 -> Quinta versión protegida después de la segunda publicación
Cada protección incrementa el segundo dígito. La publicación incrementa el primer dígito y vuelve a cero el segundo.
En la solapa General puede descargar o copiar el link a la ultima versión protegida o a la ultima versión publicada del documento.



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Carpetas

Para las carpetas se nos presentan las siguientes funciones a realizar:
Image:DMS Autor 19.jpg
 

Workflow de carpetas

Image:DMS Autor 06.jpg Workflow de Carpeta: permite indicar el workflow de la misma y de sus carpetas hijas.   Ver Workflow de publicación


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Edición de Perfil de Carpeta

Image:DMS Autor 15.jpg Edición de Perfil de Carpeta: permite editar el perfil de cada carpeta. ver Perfiles 

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Cuando el usuario se posiciona sobre el árbol de carpetas/documentos, cada vez que se seleccione alguna carpeta se podrá visualizar su contenido incluyendo documentos y/o subcarpetas que esta contenga. De la misma manera en la barra superior de la pantalla, se visualizará la ruta de acceso de la carpeta.

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Existen tres funciones a realizar en el árbol de carpetas/documentos: Nueva Carpeta, Nuevo Documento y Eliminar.

Al seleccionar la opción Nueva Carpeta, la aplicación abre una nueva ventana, donde se debe ingresar el nombre y la descripción (opcional) de la carpeta a generar. Luego deberá presionar la opción Crear Carpeta para generar la misma. Una vez realizado la creación de la carpeta, la misma se visualizará en el árbol.

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Al seleccionar la opción Nuevo Documento, la aplicación abre una nueva ventana, que permite a creación de un nuevo documento en línea y/o subir documentos externos . ver Nuevo Documento 

Image:DMS Autor 14.jpg


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Workflow de publicación

Cada carpeta de la biblioteca de documentos puede tener definido un circuito de aprobación para los documentos que van a ser publicados. De esta forma los lectores solo ven documentos que han sido ya validados, por una o mas personas.

Para definir un circuito de aprobación en una carpeta, se debe posicionar en dicha carpeta y seleccionar la opción Workflow del menú Documentos del panel derecho.
Al igual que los perfiles, el workflow de una carpeta tiene vigencia sobre las carpetas hijas hasta que ellas definen uno propio.

El workflow de aprobación consiste en una secuencia de pasos, en cada uno de los cuales puede haber una o varias personas y se requiere solo un voto para pasar al siguiente paso.



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Al comenzar el workflow de aprobación del documento se enviara un aviso solicitandolo al primero de los aprobadores dentro de la lista de Aprobadores, al ser aprobado pasará al próximo aprobador, así con cada uno de la lista definida. Si alguno lo Rechaza, pasara a estado Protegido y le avisará al Autor del documento.
Los aprobadores no pueden ser grupos de usuarios.


En caso que tenga una carpeta padre con workflow y desee que una de sus hijas no tengan aprobación, defina un workflow propio para la carpeta hija sin ningún paso de aprobación.


Volver Workflow de carpetas

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Suscripciones

Las suscripciones son una herramienta muy útil a la hora de mantener notificados a los lectores sobre las nuevas versiones de los documentos. Los lectores pueden suscribirse a carpetas, documentos o categorías.
Cuando se publica una nueva versión de un documento, se envía un mail notificando este evento a todas las personas suscriptas al documento, a la carpeta que contiene el documento o a cualquiera de las categorías a las que pertenece el documento.
Para suscribirse a un documento debe posicionarse sobre el documento y seleccionar la opción Suscribirme al documento del menú Documentos.


En ese mismo menú Documentos esta la opción Suscribirme a la carpeta, que lo suscribe a la carpeta actual.


Desde el Explorador de Categorías puede Suscribirse, Suscribirse a categoría o Suscribirse a Documentos. Ver Manual del Lector/Suscripciones



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Para cancelar una suscripción posiciónese sobre la carpeta /Suscripciones y seleccione la vista Mis suscripciones. En esta vista podrá ver todas las suscripciones que realizó personalmente (puede que un administrador cargue suscripciones a su nombre). Seleccione la suscripción que desea eliminar y luego selecciones la opción Eliminar del menú Documentos.


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Los administradores pueden suscribir a usuarios o grupos, pero estas suscripciones no pueden ser canceladas por ellos. Para crear una suscripción de terceros debe posicionarse en la carpeta /Suscripciones y seleccione la opción Nuevo del menú Documentos.



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Búsqueda de Documentos

En el árbol de carpetas de Gestar DMS, encontramos la carpeta Buscador, donde se presentan dos opciones de busqueda de documentos, una sencilla y la otra Avanzada.


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Busqueda simple


En esta opción de búsqueda, debemos ingresar el texto que identifique el documento que queremos encontrar y presionar Buscar. Los resultados se visualizaran en la parte inferior de la pantalla.


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Búsqueda avanzada


Mediante la búsqueda avanzada puede hacer búsquedas en el biblioteca de documentos especificando varias condiciones de filtrado, recorriendo las categorías en forma recursiva e incluso consultando el contenido de los documentos (esto último sólo está disponible en Sql Server y Oracle).



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Administración del DMS


Perfiles


Creación de un Perfil

Los perfiles son un conjunto de atributos que se asocian al documento, y que pueden usarse en búsquedas, agrupación y filtrado.
El perfil define la lista de campos que deben cargarse cuando se crea un documento en una carpeta. Se debe ingresar una descripción para el perfil y luego seleccionar los campos asociados al mismo. Los campos disponibles son todos aquellos con el prefijo prf_.

 

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Asociación de perfiles a una carpeta


Una vez creado el perfil este debe asociarse a la carpeta de documentos donde desea que se utilice. Para esto se posiciona en la carpeta y selecciona la opción Perfiles del menú Documentos del panel derecho:

 

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Los perfiles en una carpeta tienen vigencia sobre las carpetas hijas. Cuando decida definir perfiles para una carpeta puede ocurrir que se estén aplicando en la carpeta un conjunto de perfiles de una carpeta padre. En este caso el aplicación le dará la opción de modificar el conjunto de perfiles vigente, o de crear uno nuevo propio para la carpeta actual. Luego le aparecerán en pantalla la lista completa de perfiles para que seleccione los que desea usar en la carpeta actual.

 

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Una vez definido un conjunto de perfiles para la carpeta, los usuarios que creen documentos en la misma deberán elegir un perfil para el documento y completar los campos asociados. Estos campos luego pueden usarse en las vistas de Doors para ordenar, agrupar, etc. los documentos.

 

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Volver Edición de Perfil de Carpeta

Campos del formulario


Antes de crear un perfil debe crear los campos en el form de Documentos. Los campos deben tener el prefijo prf_ que identifica que es un campo de perfil.

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Luego puede especificar con que control se cargarán estos campos. Por ejemplo puede definir que el campo Tipo se cargue mediante un combo de valores predefinidos, o que un campo de fecha se cargue con un control DTPicker.

 

Controles


Los controles se definen en la carpeta /Administración/Perfiles/Controles

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Categorías


Las categorías ofrecen diferentes formas de explorar los documentos. Tienen una estructura jerárquica y un documento puede pertenecer a varias categorías a la vez, lo cual permite armar una estructura con distintos puntos de entrada, que facilite la localización de los documentos.


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Para crear una categoría nueva seleccione la carpeta /Administración/Categorías y seleccione en la opción Nuevo del menú Documentos en el panel derecho o en el árbol de categoría en la parte superior se encuentra un botón Nueva Categoria.

La categoría está definida simplemente por el nombre, una descripción y una categoría padre, de manera de poder armar el árbol de categorías.


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Árbol de categorías


Puede tener una vista previa del árbol de categorías en la carpeta /Administración/Categorías/Árbol de categorías.

 

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Una vez creadas las categorías esta pueden asociarse a los documentos. Para poder modificar la lista de categorías a las que pertenece un documento este debe desprotegerse.


Al posicionarse sobre la carpeta Categorías se puede tener acceso al Explorador de Categorías, el cual le permite visualizar la biblioteca de documentos mediante la estructura de categorías.  Ir a Manual para el Lector

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Tips

Ubicación de los adjuntos


La búsqueda dentro del contenido de los archivos requiere que Doors esté configurado para grabar los adjuntos dentro de la base de datos. Esta configuración puede especificarse a nivel global (setting ATTACHMENTS_EXTERNAL) o en cada carpeta de tipo Carpeta de Documentos. En caso que la configuración global sea con adjuntos externos y se deseen indexar los documentos de DMS, todas las carpetas de la biblioteca de documentos deben especificar los adjuntos como internos. Esta configuración puede cambiarse en la solapa Tipo de carpeta de las propiedades de la carpeta.



Links


Puede utilizar los botones Copiar link para copiar el link a la última versión publicada o a la última versión protegida de un documento. Estos links descargan directamente el documento, de manera que puede usarlos para referenciarlos desde otros documentos o desde aplicaciones como la base de conocimientos de Gestar. La ventaja de utilizar el link a la última versión publicada es que le da la seguridad de que siempre estará accediendo a información vigente.


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